Personvern når du signerer med Relation Sign

Har du fått et dokument til signering eller en kopi gjennom Relation Sign, forteller denne siden hvilke opplysninger om deg som behandles, hvem som er ansvarlig, og hvilke rettigheter du har.

Hvem er ansvarlig

Avsenderen er virksomheten eller personen som sendte deg dokumentet. Navnet står i e-posten og øverst på signeringssiden.

Fra en virksomhet: virksomheten er behandlingsansvarlig for opplysningene om deg i signeringen, og bestemmer hvorfor og hvor lenge de brukes. Relation Labs AS (organisasjonsnummer 938 480 931, Ruseløkkveien 36, 0251 Oslo) leverer Relation Sign og behandler opplysningene på vegne av virksomheten, som databehandler.

Fra en privatperson: da står det på signeringssiden at navnet til avsenderen er bekreftet med eID. Relation Labs AS er behandlingsansvarlig for opplysningene om deg i Relation Sign, og bruker dem bare til å gjennomføre signeringen avsenderen har bedt om, som beskrevet her.

Relation Labs er alltid selv ansvarlig for sikkerhetslogger som trengs for å beskytte tjenesten, for rapporter om misbruk (se under) og for signataridentiteten når en godkjent signatar bekrefter seg med BankID.

Hvilke opplysninger

navnet ditt, e-postadressen og eventuelt telefonnummeret, som avsenderen har lagt inn
fødselsdatoen din, hvis avsenderen har oppgitt den for å kontrollere at det er du som logger inn
når du logger inn for å signere eller lese med eID (norsk eller svensk BankID, dansk MitID, finsk eID, Vipps eller en annen eID vi tilbyr): navnet og fødselsdatoen derfra og tekniske opplysninger om innloggingen. Fødselsnummeret ditt eller et annet nasjonalt identitetsnummer (for eksempel svensk personnummer, dansk CPR-nummer eller finsk henkilötunnus) lagres ikke; fødselsdatoen kan leses fra det før det forkastes. Innloggingen formidles av Idura ApS i EU/EØS.
IP-adressen og nettleserinformasjonen din når du åpner, signerer eller avviser
ved hurtigsignering: underskriften du tegner, navnet du skriver inn, og en tilfeldig id for telefonen, slik at telefonen som viste koden ikke kan signere selv
tidspunktene for det du gjør i signeringen, og kommentarer du skriver
innholdet i dokumentet
er dokumentet laget fra en mal i Relation Sign: svarene avsenderen fylte inn, som navnet, e-postadressen, telefonnummeret, fødselsdatoen og adressen din, og det ellers står om deg i avtalen. Malene spør ikke etter fødselsnummer eller andre nasjonale identitetsnumre, og Relation Sign avviser felt som ber om dem.
rapporterer du misbruk av et dokument fra en privatperson: det du skriver, at rapporten kom fra deg (navnet ditt i signeringen) og IP-adressen du sendte den fra

Godkjent signatar

Har en virksomhet lagt deg til som godkjent signatar for hurtigsignering, lagrer den navnet ditt, firmaet, mobilnummeret og eventuelt e-postadressen og fødselsdatoen din, og hvilke telefoner du har godkjent. Virksomheten er ansvarlig for disse opplysningene.

Godkjente signatarer bekrefter seg bare med norsk BankID. Bekrefter du deg med BankID som godkjent signatar, lagrer Relation Labs en signataridentitet: navnet og fødselsdatoen fra BankID, BankID-ens faste id for deg og en passkey for hver telefon du godkjenner. Fødselsnummeret ditt lagres ikke. Identiteten brukes av alle virksomheter som har godkjent deg i Relation Sign, så du slipper å bekrefte deg på nytt for hver av dem. Relation Labs er ansvarlig for den. En virksomhet ser bare at du er bekreftet, aldri hvilke andre virksomheter du signerer for. En passkey utløper når den ikke er brukt på et år. Vil du ha identiteten slettet, kontakt privacy@relationlabs.no.

Hvorfor

Opplysningene brukes til å gjennomføre signeringen, til å vise at det var du som signerte og når (beviset), og til å sende deg varsler og en kopi av det ferdige dokumentet. Navnet ditt, tidspunktet og hvordan du bekreftet identiteten, står på signatursiden og i hendelsesloggen som alle partene får.

Er avsenderen en virksomhet, bestemmer den grunnlaget for behandlingen, som oftest at den trengs for å inngå eller oppfylle en avtale du er part i, eller avsenderens berettigede interesse i å kunne dokumentere avtalen. Er avsenderen en privatperson, er grunnlaget Relation Labs' berettigede interesse i å gjennomføre signeringen som partene har valgt å bruke Relation Sign til, i å kunne bevise den etterpå og i å hindre at tjenesten misbrukes.

Kommer dokumentet fra en privatperson, kan du rapportere misbruk til Relation Labs fra signeringssiden, for eksempel svindel eller trakassering. Rapporten brukes bare til å følge opp misbruket.

Hvem får opplysningene

De andre partene i signeringen ser navnet ditt og når du signerte, og får det ferdige dokumentet med beviset. Relation Labs bruker noen underleverandører for å levere tjenesten, for eksempel for eID, e-post og SMS. Listen står på /underleverandorer.

Hvor lenge

Fra en virksomhet: et signert dokument med beviset slettes fra Relation Sign 5 år etter at signeringen ble avsluttet, med mindre avsenderen har valgt å beholde det lenger. Har ingen signert, slettes hele signeringen 90 dager etter at den ble avsluttet.

Fra en privatperson: et signert dokument med beviset slettes 45 dager etter at signeringen ble avsluttet, eller 180 dager etter hvis avsenderen har valgt å beholde det lenger. Har ingen signert, slettes hele signeringen 45 dager etter at den ble avsluttet.

Når dokumentet slettes, slettes også e-postadressen, telefonnummeret, svarene fra malen og de tekniske opplysningene om deg. Navnet ditt, hvordan du signerte, når du signerte, fødselsdatoen fra eID-en og tittelen på signeringen beholdes, slik at dokumentet fortsatt kan verifiseres på /verifiser. Tittelen kan inneholde det avsenderen skrev i den, eller noe fra svarene i malen, for eksempel adressen i en husleiekontrakt. Fra en virksomhet slettes de når avsenderens avtale med Relation Labs opphører. Fra en privatperson beholdes de også om avsenderen sletter kontoen sin, så dokumentet alltid kan verifiseres.

Seglene på det signerte dokumentet har en kode. Den som skanner eller taster inn koden, ser hvilken organisasjon som sendte dokumentet, når det ble forseglet, og på dokumentets segl antall sider, antall signatarer og hvordan de signerte, eller på din signatur initialene dine, hvordan og når du signerte. Tittelen og de fulle navnene ser bare den som skanner hele seglet fra dokumentet, en part i signeringen eller avsenderens organisasjon.

Fyller avsenderen ut en mal uten å gjøre den ferdig, slettes svarene 30 dager etter at de sist ble endret.

En rapport om misbruk beholdes så lenge den trengs for å følge opp misbruket. IP-adressen den ble sendt fra, slettes etter 90 dager.

Da signeringen var fullført, fikk du en lenke til det ferdige dokumentet på e-post. Dokumentet var også vedlagt hvis avsenderen valgte det, hvis avsenderen er en privatperson, eller hvis du signerte med plikt til å betale. Det ble ikke vedlagt når dokumentet bare kunne åpnes med kode på SMS eller eID, eller når filen var for stor for e-post. Last det ned og ta vare på det: det er beviset ditt, også etter at dokumentet er slettet fra Relation Sign. Et dokument som er signert, kan ikke slettes enkeltvis før det, fordi det er bevis for alle partene. Se også databehandleravtalen.

Informasjonskapsler

Signeringssidene bruker ikke informasjonskapsler til sporing eller analyse. Nettleseren husker bare valg som lys eller mørk visning og språk, og hvor du var under eID-innloggingen. Har avsenderen krevd at du bekrefter identiteten før du kan lese dokumentet, husker nettleseren en tid at du har gjort det, bare for den ene lenken. Ved hurtigsignering husker telefonen i tillegg en tilfeldig id, og en godkjent telefon husker at den er godkjent. Det trengs for at signeringen skal være sikker.

Rettighetene dine

Du kan be om innsyn i opplysningene om deg, og om retting, sletting eller begrensning, og du kan protestere mot behandlingen. Kommer dokumentet fra en virksomhet, sender du henvendelsen til den, siden den er ansvarlig. Kommer den til oss, sender vi den videre. Kommer dokumentet fra en privatperson, sender du henvendelsen til Relation Labs på privacy@relationlabs.no. Kontakt Relation Labs om personvern på samme adresse.

Mener du at opplysningene dine behandles i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet.