Vilkår for Relation Sign

Disse vilkårene gjelder når en virksomhet («kunden») bruker Relation Sign, tjenesten for elektronisk signering av dokumenter. Vilkårene er en avtale mellom kunden og Relation Labs AS. Databehandleravtalen på /databehandleravtale er en del av avtalen.

1. Partene

Leverandør: Relation Labs AS, organisasjonsnummer 938 480 931, Foretaksregisteret. Forretningsadresse: Ruseløkkveien 36, 0251 Oslo. Kontakt: relationlabs.no/kontakt. Personvern og sikkerhet: privacy@relationlabs.no. Adressen sign@relationlabs.no brukes bare til å sende e-post og leses ikke.

Kunden: organisasjonen som er registrert i Relation Sign, enten av en person med fullmakt gjennom registreringen på /kom-i-gang, gjennom Relation OS eller av Relation Labs på kundens vegne.

2. Hvordan avtalen inngås

Vilkårene og databehandleravtalen inngås samlet som «Kundeavtale for Relation Sign». En administrator i kundens organisasjon bekrefter at hen har fullmakt til å inngå avtalen for organisasjonen, og signerer den med BankID i Relation Sign. Avtalen er inngått når signaturen er gitt og dokumentet er forseglet. Den signerte avtalen, med versjonene og en SHA-256-sjekksum av hver del, ligger tilgjengelig for kundens administratorer i Relation Sign. Det koster ingenting å signere avtalen.

3. Tjenesten

Relation Sign lar kunden laste opp PDF-dokumenter og sende dem til signering. Den som signerer, bekrefter identiteten med eID eller med en engangskode på e-post eller SMS, alt etter hva avsenderen har valgt. Med eID velger den som signerer selv blant eID-ene Relation Sign tilbyr, for eksempel norsk eller svensk BankID, dansk MitID, finsk eID eller Vipps. Godkjente signatarer (under) bekrefter seg bare med norsk BankID.

Med hurtigsignering signerer noen på stedet: de skanner en QR-kode på avsenderens telefon med sin egen telefon og signerer der. Avsenderen velger hvem som kan signere:

godkjent signatar: bare en person kunden har godkjent, på en telefon personen har godkjent med en kode på SMS til sitt eget nummer eller med BankID. Er telefonen godkjent med BankID, bekreftes hver signatur med ansiktet, fingeren eller koden på telefonen.
hvem som helst: den som skanner koden, skriver inn navnet sitt og signerer med fingeren. Navnet er ikke bekreftet, og det står på signatursiden.

Når alle har signert, forsegles dokumentet med et elektronisk segl fra Relation Labs AS og et tidsstempel, og alle parter får en kopi. Hver signering har en hendelseslogg som viser hva som skjedde og når.

Med dokumentmaler kan kunden lage dokumentet i Relation Sign i stedet for å laste opp en PDF. Kunden velger en av malene vi har skrevet for vanlige avtaler (standardmaler), eller lager egne maler med kundens merkevare: logo, banner, bilder, farger og fonter. Med merkevaren får også standardmalene kundens logo eller banner, og om kunden vil, kundens farger og fonter. Brukeren svarer på spørsmålene i malen, og svarene blir en PDF som sendes til signering som andre dokumenter. Malene kan også brukes gjennom API-et, av en integrasjon eller en AI-agent.

Tjenesten leveres som den er til enhver tid. Vi videreutvikler den og kan endre funksjoner, så lenge endringen ikke svekker sikkerheten eller beviskraften i signeringer som allerede er gjennomført.

4. Hva tjenesten ikke egner seg til

Relation Sign gir en elektronisk signatur. Noen dokumenter krever etter loven håndskrevet signatur eller en bestemt form, og kan ikke signeres i Relation Sign. Det gjelder blant annet:

testamenter
dokumenter som skal tinglyses hos Kartverket
andre dokumenter der loven krever håndskrevet signatur eller en bestemt signaturform

Kunden er selv ansvarlig for å vurdere om en elektronisk signatur, og hvilken metode (eID, kode på e-post, kode på SMS eller hurtigsignering), er egnet og tilstrekkelig for det enkelte dokumentet.

Standardmalene er laget for vanlige tilfeller og er de samme for alle som bruker dem. Et dokument som lages fra en mal, er partenes eget. Partene kontrollerer innholdet før de signerer, og står selv ansvarlige for det og for følgene av det. Relation Labs er ikke part i dokumentet og gir ikke juridiske råd i den enkelte saken. Kunden vurderer selv om en mal passer for saken. Passer den ikke, eller står mye på spill, bør kunden få hjelp av en advokat.

Hurtigsignering er laget for dokumenter som skal bekreftes på stedet, som timelister, overleveringer og kvitteringer. En godkjent signatar som har bekreftet seg med BankID, er sterkere bekreftet enn en engangskode, men ikke det samme som å signere med BankID. Med «hvem som helst» vet vi bare det navnet signataren selv skrev inn. Til avtaler og andre dokumenter der det kan bli strid om hvem som signerte, anbefaler vi eID, for eksempel norsk eller svensk BankID, dansk MitID (nivå «betydelig»), finsk eID eller Vipps.

5. Kundens ansvar

Kunden:

har ansvaret for innholdet i dokumentene, også dem som er laget fra en mal (punkt 4), og for at kunden har lov til å sende dem og personopplysningene i dem til de valgte mottakerne
står inne for at kunden har rett til å bruke logoer, bannere, bilder, fonter og annet kunden laster opp, for fonter også til å bygge dem inn i dokumenter, og for at egne maler ikke krenker andres rettigheter, for eksempel opphavsrett eller varemerker. Det samme gjelder det en integrasjon eller en AI-agent lager eller laster opp med API-nøkler, personlige nøkler eller tilkoblinger i kundens organisasjon.
er behandlingsansvarlig for personopplysninger om dem som signerer og andre mottakere, se databehandleravtalen
sørger for at brukerne holder innloggingen sin for seg selv, og fjerner tilgangen til brukere som ikke lenger skal ha den
bruker ikke tjenesten til ulovlig innhold, til å utgi seg for å være en annen, eller på en måte som skader tjenesten eller andre kunder
holder API-nøkler og webhook-hemmeligheter hemmelige

6. Pris og betaling

Prisene står i prislisten på relationlabs.no/sign/priser. Kunden velger plan, og planen og forbruket vises under «Forbruk og pris» i Relation Sign. Prisene er oppgitt uten merverdiavgift. Merverdiavgift kommer i tillegg når Relation Labs er registrert i Merverdiavgiftsregisteret.

Det er ingen binding. Abonnementet løper måned for måned.
Faste månedspriser faktureres per kalendermåned. Forbruket faktureres etter det som er brukt i kalendermåneden, etter norsk tid:
- eID-bruk: hver innlogging som startes med en eID vi tilbyr (norsk eller svensk BankID, dansk MitID, finsk eID, Vipps eller en annen), for å signere eller for å bekrefte identiteten før dokumentet vises. Alle eID-er koster det samme. Den teller også når innloggingen blir avbrutt eller feiler, og hver gang noen prøver på nytt. En signatar kan starte eID høyst 5 ganger i timen og 15 ganger i døgnet, signering og lesing sammen. En start som avvises, faktureres ikke.
- SMS: hver SMS vi sender for kunden: engangskoder, koder som sendes på nytt, og lenker til godkjente signatarer. En lang melding som går som flere SMS, teller som flere.
- Signatur med engangskode på e-post: hver signatur som gis med en kode på e-post. En kode på e-post for å bekrefte identiteten før dokumentet vises, koster ingenting.
- Hurtigsignering: hver signatur som gis med hurtigsignering. Den faktureres på planer uten fast pris. Planer med fast pris har den med, uten kvote. Godkjenner en signatar telefonen sin med BankID, teller det som eID-bruk.
eID-bruk trekker fra eID-bruken som er med i planen. Planer med fast pris har i tillegg med et antall SMS og et antall signaturer med kode på e-post i måneden, hver med sin egen kvote. Det som går utover det som er med, og alt forbruk på planer uten fast pris, faktureres per eID-bruk, per SMS og per signatur.
De som bare får kopi av det ferdige dokumentet, koster ingenting.
Administratorer kan selv bytte plan og legge til eller fjerne tilleggsmoduler i Relation Sign.
Bytte av plan gjelder fra den første dagen i måneden etter, og hele den måneden prises med den nye planen. Den inneværende måneden prises med planen dere har.
Har organisasjonen ennå ikke sendt noen signering, gjelder byttet med en gang.
En tilleggsmodul som legges til, gjelder med en gang, og hele måneden faktureres. En modul som fjernes, gjelder ut måneden.
Kunder som bruker Relation Sign gjennom Relation OS, bytter pakke i Relation OS.
Har kunden avtalt egne priser, endres planen ved å ta kontakt.
Faktura sendes etterskuddsvis. Betalingsfrist: 14 dager.
Kunder som bruker Relation Sign gjennom Relation OS, betaler etter avtalen for Relation OS. Der trekker eID-bruk og SMS fra den samme potten i pakken, det som går utover faktureres med Relation OS, og signaturer med kode på e-post og hurtigsigneringer koster ingenting.

Vi kan endre prisene med minst 30 dagers varsel på e-post til kundens administratorer. Kunden kan si opp før endringen trer i kraft.

7. Oppsigelse

Kunden kan si opp når som helst ved å kontakte oss på relationlabs.no/kontakt. Planen løper ut måneden oppsigelsen kommer, og signeringer som er sendt, kan fullføres i den perioden.

Vi kan si opp avtalen med 3 måneders varsel, og med umiddelbar virkning hvis kunden vesentlig misligholder avtalen, for eksempel ved ulovlig bruk eller manglende betaling etter purring.

Ved slikt mislighold kan vi i stedet suspendere kunden til forholdet er rettet. Mens kunden er suspendert:

kan kundens brukere ikke bruke Relation Sign, og API-nøklene virker ikke. Brukerne ser at organisasjonen er suspendert når de åpner Relation Sign.
kan signatarene ikke åpne, signere eller avvise signeringer som ikke er fullført. De ser at signeringen er satt på pause. Fullførte signeringer kan partene fortsatt åpne og laste ned, og verifisering virker som før.
venter påminnelser, webhooker, integrasjoner og automatisk sletting (punkt 8) til suspensjonen er opphevet. Faste priser og forbruk faktureres som før.

Når forholdet er rettet, opphever vi suspensjonen, og det som ventet, fortsetter. Det som skal slettes, varsles da på nytt (punkt 8).

8. Dokumenter og bevis

Signerte dokumenter, forseglede kopier og hendelsesloggen oppbevares for kunden i 5 år etter at signeringen ble avsluttet. Deretter slettes dokumentene automatisk. Det som trengs for å verifisere signeringen, beholdes så lenge avtalen varer: tittelen, tidspunktene, SHA-256 av de forseglede filene og partenes navn, metode og tidspunkt for signering. Alle partene fikk en lenke til den forseglede PDF-en på e-post da signeringen ble fullført. PDF-en var også vedlagt når kunden valgte det, og for en part som signerte med plikt til å betale. Den ble ikke vedlagt når dokumentet bare kunne åpnes med kode på SMS eller eID, eller når filen var for stor for e-post.

Signeringer som ingen har signert, slettes helt 90 dager etter at de ble avsluttet. Utkast og signeringer som pågår, slettes ikke automatisk. Den som sendte signeringen, eller administratorene hvis brukeren er deaktivert, får e-post 30 til 60 dager før noe slettes. En administrator kan velge «Behold lenger» med en grunn, uten ekstra kostnad. En signering som beholdes, slettes ikke før valget tas av. Mens kunden er suspendert (punkt 7), slettes ingenting automatisk. Når suspensjonen er opphevet, varsles det som skal slettes, på nytt, og fristen begynner på nytt.

Signeringer som ingen har signert, kan kunden også slette permanent selv. Et dokument som minst én person har signert, kan ikke slettes permanent av kunden, fordi det er bevis for alle partene.

Svarene et dokument ble laget med fra en mal, lagres med signeringen og slettes sammen med dokumentene i den, etter fristene over. Har noen signert, beholdes likevel tittelen med det som trengs for å verifisere signeringen, og tittelen kan inneholde det brukeren skrev i den eller det malen hentet fra svarene, for eksempel adressen i en husleiekontrakt. En utfylling som ikke er gjort ferdig, lagres i 30 dager etter at den sist ble endret. Egne maler beholdes til kunden sletter dem, men en mal som en signering er laget fra, arkiveres i stedet for å slettes. Bilder som ingen mal eller brevhodet bruker, slettes automatisk når de er mer enn en uke gamle.

Når avtalen opphører, kan kunden laste ned signerte dokumenter og bevis i oppsigelsesperioden. Deretter slettes kundens data innen 90 dager, bortsett fra det vi etter loven må oppbevare. Se databehandleravtalen for detaljer, også om sikkerhetskopier.

9. Personopplysninger

For personopplysninger om dem som signerer og andre mottakere i kundens signeringer, også i svarene i malene, er kunden behandlingsansvarlig og Relation Labs databehandler. Databehandleravtalen gjelder for den behandlingen.

Relation Labs er selv behandlingsansvarlig for opplysninger om kundens kontakter og brukere som vi trenger for å levere og fakturere tjenesten (kundeforholdet), og for sikkerhetslogger.

10. Tilgjengelighet og støtte

Vi har som mål at tjenesten er tilgjengelig hele døgnet, men gir ingen garanti for oppetid. Planlagt vedlikehold varsles når det er mulig. Støtte gis på norsk på hverdager gjennom relationlabs.no/kontakt, og vi svarer så raskt vi kan, normalt innen neste virkedag.

11. Ansvar

Relation Labs svarer for direkte tap som skyldes at vi har misligholdt avtalen. Vi svarer ikke for indirekte tap, som tapt fortjeneste, tapte data som kunden kunne ha sikret selv, eller tap som følger av at kunden har brukt tjenesten til et dokument den ikke egner seg til.

Samlet ansvar per kalenderår er begrenset til det kunden har betalt for tjenesten de siste tolv månedene. Begrensningene gjelder ikke ved forsett eller grov uaktsomhet.

12. Immaterielle rettigheter

Kunden eier dokumentene sine og det kunden skriver i egne maler. Relation Labs eier tjenesten, programvaren, standardmalene og merkevaren Relation Sign. Kunden får en ikke-eksklusiv rett til å bruke tjenesten mens avtalen varer, også til å lage dokumenter fra standardmalene og egne versjoner av dem. Et dokument som er laget fra en mal, kan partene bruke fritt, også etter at avtalen er opphørt.

13. Endringer i vilkårene

Vi kan endre vilkårene og databehandleravtalen. Hver versjon har et nummer og en dato for når den gjelder fra, og kundens administratorer ser i Relation Sign hva som er endret siden versjonen de signerte. Hvordan en endring gjelder, kommer an på hva slags endring det er:

Redaksjonelle endringer, som rettede skrivefeil, tydeligere formuleringer eller en ny kontaktadresse, endrer ingen rettigheter eller plikter. De gjelder straks og varsles ikke.
Andre endringer varsles kundens administratorer på e-post minst 30 dager før de gjelder. Bruker kunden tjenesten videre etter det, er endringene godtatt. Kunden kan si opp avtalen før endringene gjelder.
Vesentlige endringer til ugunst for kunden krever at en administrator signerer den nye kundeavtalen med BankID. Eksempler er en lavere ansvarsgrense, nye formål for behandlingen av personopplysninger, overføring av personopplysninger ut av EØS og kortere frister for kunden. Også disse varsles minst 30 dager før de gjelder, og kunden kan si opp avtalen før det. Er den nye avtalen ikke signert når endringene gjelder, kan kunden ikke opprette eller sende nye signeringer, heller ikke gjennom API-et, før den er signert. Signeringer som allerede er sendt, fortsetter som før.

Prisendringer varsles som beskrevet i punkt 6, og nye underleverandører som beskrevet i punkt 6 i databehandleravtalen.

14. Lovvalg og verneting

Avtalen reguleres av norsk rett. Tvister som ikke løses i minnelighet, avgjøres av Søndre Østfold tingrett (Fredrikstad) som avtalt verneting.